Neues OFCCP-Planungsschreiben verursacht zusätzliche Belastungen für Bundesauftragnehmer: Ihre 5

Einblicke

8.29.23

Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des Arbeitsministeriums gab am 25. August bekannt, dass es seinen Supply and Service Scheduling Letter und seine detaillierte Auflistung – auch als „Scheduling Letter“ bekannt – in einer Weise aktualisiert hat, die für Bundesauftragnehmer als belastend und zeitaufwändig empfunden wird . Die Änderungen führen zu einer Erweiterung des Umfangs und Umfangs der vom OFCCP durchgeführten Compliance-Bewertungen und gelten für Compliance-Bewertungen von Lieferungen und Dienstleistungen, die am oder nach dem 24. August 2023 geplant sind. Hier sind fünf Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie dabei bleiben Einhaltung der überarbeiteten Regeln.

Was ist der Planungsbrief?

OFCCP stellt einen „Planungsbrief“ aus, um einen Bundesauftragnehmer darüber zu informieren, dass er von der Behörde im Rahmen einer Compliance-Bewertung geprüft wird. Compliance-Bewertungen sind für das OFCCP ziemlich routinemäßig, aber bundesstaatliche Auftragnehmer erleben häufig erhebliche Störungen ihrer Routinen, wenn sie die für die Einreichung als Reaktion auf ein Terminschreiben erforderlichen Elemente zusammenstellen müssen. Das aktualisierte Liefer- und Serviceplanungsschreiben und die detaillierte Auflistung ändern mehrere wichtige Aspekte, wenn es um die Pflichten von Bundesauftragnehmern geht.

Was hat sich geändert und welche Auswirkungen haben die Änderungen auf Bundesauftragnehmer?

Aufgrund dieser Änderungen ergeben sich einige wesentliche Änderungen sowohl hinsichtlich der Breite als auch des Umfangs der von den Auftragnehmern des Bundes geforderten Anforderungen. Zusätzlich zu einigen der unten besprochenen Inhaltsänderungen hat OFCCP auch Änderungen in den Bereichen Bekanntmachung und Kommunikation vorgenommen. Beispielsweise erhalten Auftragnehmer die Benachrichtigung über das Audit möglicherweise nur noch per E-Mail mit einer Lesebestätigungsanforderung und nicht mehr per E-Mail und per US-zertifizierter Post. Zuvor signalisierte die Benachrichtigung per US-zertifizierter Post den Beginn des Zeitraums für Audit-Einreichungen. Darüber hinaus können Auftragnehmer jetzt die elektronische Übermittlung von Prüfungsmaterialien über das sichere Dateifreigabesystem von OFCCP, Kiteworks, abschließen.

Breite: OFCCP erfordert mehr Dokumentation

Umfang und Breite der Vergütungsdaten erhöht

Auch bei Ziffer 19 (Vergütung) gibt es wichtige Änderungen. Die bedeutendste Änderung ist die Anforderung, eine zusätzliche Momentaufnahme der Vergütungsdaten bereitzustellen, die die Personalanalyse aus dem AAP des Vorjahres abdeckt. Somit muss nun der Auftragnehmer bereitstellen2 Jahrevon einzelnen Vergütungsdaten statt nur einer.

OFCCP verlangt außerdem, dass der Auftragnehmer „andere Vergütungen oder Gehaltsanpassungen“ angibt, und stellt damit klar, dass die Informationen zur Gesamtvergütung und nicht nur zu den Basisvergütungsdaten nun ein obligatorischer Bestandteil der Einreichung sind. OFCCP verlangt nun auch die Vorlage „relevanter Daten zu den Faktoren, die zur Bestimmung der Mitarbeitervergütung verwendet werden“ sowie „Dokumentation und Richtlinien im Zusammenhang mit den Vergütungspraktiken des Auftragnehmers“, die zuvor optional waren. Diese stark ausgeweitete Anfrage steht im Einklang mit dem anhaltenden Fokus des OFCCP auf Vergütungsunterschiede.

Die Agentur hat außerdem eine neue Anforderung in die Einzellistenliste aufgenommen – Punkt 22 –, die vom Auftragnehmer verlangt, seine Vergütungssysteme im Rahmen seiner „eingehenden Analyse des gesamten Beschäftigungsprozesses“ zu bewerten. Auftragnehmer müssen Unterlagen vorlegen, aus denen hervorgeht, wann die Vergütungsanalysen abgeschlossen wurden, wie viele Mitarbeiter in die Analyse einbezogen wurden, welche Formen der Vergütung analysiert wurden, ob die Vergütung nach Geschlecht, Rasse und ethnischer Zugehörigkeit analysiert wurde und welche Methode für die Vergütungsanalyse verwendet wurde .

Geltungsbereich: OFCCP erweitert seinen Ansatz auf postsekundäre Einrichtungen und andere Auftragnehmer mit Campus-Umgebung

Eine sehr wichtige Änderung betrifft den Umfang der Compliance-Bewertungen. OFCCP hat die folgende Sprache hinzugefügt:

Wenn Sie eine postsekundäre Einrichtung oder ein bundesstaatlicher Auftragnehmer mit einer campusähnlichen Umgebung sind, die mehrere AAPs unterhält, müssen Sie die in diesem Planungsschreiben angeforderten Informationen für alle AAPs einreichen, die für Campusse, Schulen, Programme, Gebäude, Abteilungen oder andere Teile entwickelt wurden Ihrer Institution oder Ihres Unternehmens mit Sitz in [nur Stadt und Bundesland].

Bisher war der Umfang einer Compliance-Überprüfung auf eine einzige Einrichtung beschränkt, wie es die Bundesvorschriften vorschrieben. Wenn nun ein Planungsschreiben bei einer von mehreren Einheiten in einer „Campus-ähnlichen Umgebung“ eingeht, werden alle positiven Aktionspläne (AAPs) für den gesamten „Campus“ – und die für die Einzelauflistung erforderlichen Dokumente – benötigt die Einreichung.

Beispielsweise muss ein Universitätscampus mit einem Krankenhaus nun AAPs und Belegdokumente sowohl für die Universität als auch für das Krankenhaus einreichen, wenn einer der beiden Standorte für eine Compliance-Bewertung ausgewählt wird. Ebenso muss ein bundesstaatlicher Auftragnehmer mit mehreren Betrieben in seinem „campusähnlichen Umfeld“ AAPs für jede Einrichtung einreichen, wann immer eine von ihnen für eine Überprüfung ausgewählt wird. Dieser breitere Anwendungsbereich kann zu größeren Zahlen und, wenn Unterschiede festgestellt werden, zu kostspieligeren Klassenentlastungen führen.

Eine weitere Änderung, die sich auf postsekundäre Bildungseinrichtungen auswirken wird, ist die neue Anforderung an sie, dreijährige IPEDS-Berichte vorzulegen. Punkt 16 verlangt seit drei Jahren von nicht-akademischen Liefer- und Dienstleistungsunternehmen stets die Bereitstellung von EEO-1-Berichten, akademische Institutionen reichen jedoch IPEDS-Berichte anstelle von EEO-1-Berichten ein, sodass die Überarbeitung diesen Unterschied berücksichtigt.

Weitere Änderungen am Planungsschreiben

Was sollten Bundesauftragnehmer tun, um sich auf ein Audit vorzubereiten? Ihr 5-Schritte-Plan

Durch die Änderungen im Terminplanschreiben wird sich der Antwortaufwand deutlich erhöhen. Sie können jedoch jetzt einige Schritte unternehmen, um die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu verringern, wenn (oder wann) Sie ein Audit-Mitteilungsschreiben erhalten.

Abschluss

Wir werden weiterhin Entwicklungen beobachten, die sich auf Ihren Arbeitsplatz auswirken, und bei Bedarf Aktualisierungen bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Insight System von Fisher Phillips abonniert haben, um die aktuellsten Informationen zu erhalten. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die Autoren dieser Erkenntnisse, an Ihren Anwalt bei Fisher Phillips oder an einen Anwalt unserer Affirmative Action and Federal Contractor Compliance Practice Group.

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